Instruire GDPR pentru angajați, la sediul dumneavoastră sau online

Ce este instruirea GDPR a angajaților

Instruirea GDPR a angajaților este o sesiune practică în care personalul învață cum să lucreze cu datele personale conform Regulamentului (UE) 2016/679 și procedurilor interne ale organizației. Scopul nu este memorarea articolelor, ci formarea unor reflexe: ce date cer de la o persoană, cui le pot transmite, ce fac cu un e-mail trimis greșit.

Majoritatea problemelor de protecția datelor nu vin din rea-voință, ci din gesturi obișnuite: o listă lăsată pe birou, un dosar trimis pe o adresă de e-mail personală, o parolă scrisă pe monitor, informații date la telefon unei persoane neidentificate. Aceste situații se previn cel mai eficient prin instruire.

De ce este necesară instruirea personalului

GDPR leagă explicit protecția datelor de comportamentul oamenilor care le prelucrează:

• art. 32 alin. (4) cere ca orice persoană care acționează sub autoritatea operatorului și are acces la date să le prelucreze numai la instrucțiunea acestuia;
• art. 39 alin. (1) lit. b) include instruirea și conștientizarea personalului printre sarcinile responsabilului cu protecția datelor;
• art. 5 alin. (2) și art. 24 cer operatorului să poată demonstra conformitatea, iar evidența instruirii este una dintre dovezile cele mai simple de prezentat.

Instruirea este și prima linie de apărare în cazul unui incident. Un angajat care recunoaște un incident și îl raportează imediat face posibilă notificarea către ANSPDCP în termenul de 72 de ore. Pașii sunt descriși în ghidul despre ce faceți la un incident de securitate a datelor.

Cine trebuie instruit și pe ce accent

Adaptăm conținutul după compartimentele participante. Tabelul arată exemple de accente pe categorii de personal.

Pentru unitățile de învățământ și pentru cabinetele medicale există particularități suplimentare, descrise pe paginile GDPR pentru școli și grădinițe și GDPR pentru cabinete medicale.

Ce conține cursul GDPR pentru angajați

Tematica de bază acoperă:

• noțiunile esențiale: date personale, prelucrare, operator, persoană împuternicită, persoană vizată;
• principiile de la art. 5 GDPR, explicate pe exemple din activitatea participanților;
• temeiurile legale și de ce consimțământul nu este necesar în majoritatea situațiilor de serviciu;
• drepturile persoanelor vizate și ce face angajatul care primește o cerere;
• reguli practice de securitate: birou curat, parole, e-mail, stick-uri, imprimante, arhivă;
• camerele video, cu trimitere la regulile din ghidul despre supravegherea video conform GDPR;
• ce este un incident de securitate și cui se raportează imediat;
• procedurile interne ale organizației, dacă acestea există.

Exemplele le alegem din activitatea reală a participanților, nu din alte domenii. O sesiune pentru o primărie arată diferit de una pentru o firmă de distribuție.

Greșeli frecvente pe care le discutăm la instruire

O parte a sesiunii este dedicată situațiilor care apar des în activitatea curentă și care pot deveni incidente de securitate:

• trimiterea unui e-mail cu date personale către mai mulți destinatari vizibili, în loc de câmpul pentru destinatari ascunși;
• transmiterea documentelor de serviciu pe adrese de e-mail personale sau prin aplicații de mesagerie private;
• oferirea de informații la telefon fără verificarea identității celui care sună;
• fotografierea sau copierea documentelor cu telefonul personal;
• lăsarea calculatorului deblocat la plecarea din birou;
• aruncarea documentelor cu date personale la coșul de hârtie, fără distrugere;
• păstrarea conturilor și a parolelor comune pentru mai mulți angajați;
• ignorarea unei pierderi de date „minore”, care nu este raportată nimănui.

Pentru fiecare situație explicăm ce prevede regula, de ce contează și ce face corect angajatul.

Cum lucrăm

1. Stabilim grupul țintă. Aflăm câți participanți sunt, din ce compartimente și dacă organizația are deja proceduri GDPR.
2. Primim documentele interne. Dacă există registru de prelucrări și proceduri, le folosim pentru a lega instruirea de regulile dumneavoastră.
3. Adaptăm tematica. Pregătim exemplele și accentele potrivite pentru compartimentele participante.
4. Ținem sesiunea. La sediul dumneavoastră, în județul Călărași sau în județele Giurgiu, Ilfov, Ialomița, Brăila și Constanța, ori online pentru restul țării. Lăsăm timp pentru întrebări.
5. Întocmim evidența. Procesul-verbal de instruire și lista de prezență se semnează la final și rămân la dosarul organizației.
6. Recomandăm pașii următori. Semnalăm conducerii problemele practice ieșite la iveală în discuții.

Ce primiți

• o instruire construită pe activitatea dumneavoastră, nu o prezentare generală;
• suport de curs pe care angajații îl pot consulta ulterior;
• proces-verbal de instruire și listă de prezență semnată, păstrate la dosar;
• o listă de probleme practice observate, utilă conducerii;
• recomandări pentru instruirea angajaților noi.

Experiența din spatele instruirii

KRASP DPO activează din aprilie 2018 și a lucrat cu primării, agenții județene și firme private. Fondatorul firmei are 23 de ani de experiență profesională, dintre care 14 ani în domeniul securității înainte de înființarea firmei, și este certificat ca manager de securitate. Această pregătire se vede în partea practică a cursului: cum arată un acces neautorizat, cum se protejează un birou, o arhivă sau un laptop.

Pentru organizațiile care au abonament DPO extern, instructajul periodic al personalului este inclus în abonament.

Cât costă instruirea GDPR

Instruirea se ofertează în funcție de numărul de participanți, de numărul de sesiuni și de locul desfășurării. KRASP DPO nu este plătitoare de TVA, deci prețul din ofertă este final. Informații generale despre tarife găsiți pe pagina de prețuri, iar o ofertă concretă o puteți cere prin pagina de contact.