GDPR pentru asociații de proprietari: camere video, liste de plată și date ale locatarilor

Asociația de proprietari este operator de date personale: prelucrează nume, număr de persoane, consumuri și restanțe ale proprietarilor, iar adesea și imagini de pe camerele din bloc. Trebuie să aibă un temei legal pentru fiecare prelucrare, să informeze locatarii, să limiteze datele de pe avizier la ce este necesar și să aibă contract cu administratorul care lucrează cu aceste date. DPO-ul nu este, de regulă, obligatoriu pentru o asociație.

Asociația de proprietari, organizată potrivit Legii 196/2018, este operator de date în sensul Regulamentului (UE) 2016/679. Ea decide ce date ale proprietarilor și chiriașilor se colectează, cum se calculează cheltuielile, ce se afișează la avizier și dacă se montează camere. Dacă nu sunteți familiarizați cu noțiunile de bază, începeți cu ghidul ce este GDPR.

Obligațiile concrete ale asociației:

temei legal pentru fiecare prelucrare (art. 6): de regulă obligația legală din Legea 196/2018 și interesul legitim;
informarea proprietarilor și a locatarilor (art. 13), printr-o notă afișată la avizier și transmisă odată cu actele asociației;
evidența prelucrărilor (art. 30), mai ales pentru că plata întreținerii înseamnă o prelucrare lunară, nu ocazională;
contract cu clauze de împuternicire (art. 28) cu administratorul, cu firma de contorizare și cu furnizorul programului de întreținere;
măsuri de securitate pentru dosare, calculatorul administratorului și înregistrările video (art. 32);
răspuns la cererile persoanelor vizate (art. 15–22) și gestionarea incidentelor (art. 33–34).

DPO-ul nu este obligatoriu în mod obișnuit pentru o asociație. Obligațiile de mai sus rămân însă, iar președintele și comitetul executiv trebuie să le poată demonstra.

Ce date prelucrați

Activitate	Date prelucrate	Temei legal
Evidența proprietarilor și a locatarilor	nume, număr de apartament, număr de persoane, cotă-parte	art. 6 alin. (1) lit. c)
Calculul și încasarea întreținerii	consumuri, sume datorate, plăți, penalități	art. 6 alin. (1) lit. c)
Afișarea listei de plată	număr de apartament, sume	art. 6 alin. (1) lit. c)
Recuperarea restanțelor	identificare, domiciliu, debit, uneori CNP pentru acțiunea în instanță	art. 6 alin. (1) lit. c) și f)
Comunicare cu locatarii	telefon, e-mail, grupuri de mesagerie	art. 6 alin. (1) lit. f) sau a)
Supraveghere video în spațiile comune	imaginea locatarilor și a vizitatorilor	art. 6 alin. (1) lit. f)
Acces cu cartelă sau interfon	codul de acces, istoricul intrărilor	art. 6 alin. (1) lit. f)
Angajați (administrator, personal de curățenie)	dosar de personal, salariu	art. 6 alin. (1) lit. b) și c)

Camere video în bloc

Camerele din scară, lift, parcare sau la intrare sunt cea mai sensibilă prelucrare dintr-o asociație, pentru că filmează zilnic aceiași oameni în jurul casei lor. Pentru a le folosi corect:

decizia se ia în adunarea generală și se consemnează în procesul-verbal, împreună cu scopul (de exemplu, prevenirea furturilor și a vandalismului);
camerele acoperă doar spațiile comune, nu ușile sau interiorul apartamentelor, balcoanele vecinilor ori strada dincolo de ce este necesar;
la intrarea în bloc se afișează semnul de supraveghere video și datele asociației;
se stabilește în scris cine are acces la înregistrări, de regulă una sau două persoane;
imaginile se șterg automat după un termen scurt; dacă există un incident, fragmentul relevant se păstrează și se predă poliției;
înregistrările nu se publică în grupul blocului și nu se folosesc pentru certuri între vecini.

Dacă asociația are angajați filmați la locul de muncă, se aplică și art. 5 din Legea 190/2018. Detalii în ghidul despre supravegherea video conform GDPR.

Lista de plată la avizier

Lista de plată informează proprietarii despre cheltuieli și trebuie adusă la cunoștința lor, de regulă prin afișare la avizier. Din perspectiva GDPR, conținutul listei trebuie limitat la ce este necesar (art. 5 alin. (1) lit. c)):

identificarea se face prin numărul apartamentului;
se afișează sumele, fără CNP-uri, numere de telefon sau motive personale ale restanțelor;
nu se fac liste separate de restanțieri cu comentarii, poze sau apelative;
listele vechi se scot de la avizier la afișarea celor noi;
dacă lista este trimisă și electronic, se trimite doar proprietarilor, nu în grupuri publice.

Greșeli frecvente

camere montate de un vecin „care se pricepe”, cu imagini accesibile de pe telefonul lui;
grupuri de mesagerie ale blocului în care se publică datoriile și numele restanțierilor;
dosare cu copii după acte de proprietate păstrate acasă la președinte, fără nicio protecție;
administrator fără contract scris care să spună ce face cu datele;
date ale foștilor proprietari păstrate ani de zile fără motiv.

Cum vă putem ajuta

Pentru o asociație de proprietari, de multe ori ajunge o consultanță GDPR pentru asociație: verificăm camerele, lista de plată, contractul cu administratorul și răspundem la întrebările comitetului. Dacă asociația nu are niciun document, facem implementarea GDPR: nota de informare pentru locatari, procedura pentru camere și registrul evidenței prelucrărilor.

Fondatorul firmei are 23 de ani de experiență, dintre care 14 în securitate, și este manager de securitate certificat și evaluator de risc la securitatea fizică, înscris în registrul național. Poziționarea camerelor și accesul în clădire țin exact de acest domeniu. Venim la sediu în Călărași și în județele Giurgiu, Ilfov, Ialomița, Brăila și Constanța; cu asociațiile din restul țării lucrăm online.

Cât costă

Pentru organizațiile cu sub 40 de angajați, abonamentul este 1.500 lei pe trimestru, preț final, deoarece firma nu este plătitoare de TVA. Pentru detalii și pentru o discuție despre situația asociației dumneavoastră, consultați pagina de prețuri sau contactați-ne.

Întrebări frecvente

Are voie asociația să monteze camere video în scara blocului?

Da, pentru siguranța bunurilor și a persoanelor, dacă decizia este luată și documentată în adunarea generală, camerele filmează doar spațiile comune, există semnalizare la intrare, accesul la imagini este limitat la persoane desemnate, iar imaginile se șterg după un termen scurt stabilit în prealabil.

Pot afișa la avizier numele restanțierilor?

Lista de plată se afișează, dar e bine să conțină doar ce este necesar: numărul apartamentului și sumele datorate. Nu se afișează CNP-uri, numere de telefon, comentarii jignitoare sau liste separate de tip „rău-platnici”. Recuperarea restanțelor se face prin notificări individuale și, la nevoie, în instanță.

Asociația de proprietari trebuie să aibă DPO?

De regulă, nu. Asociația nu este autoritate publică, iar activitatea ei principală nu constă în monitorizarea pe scară largă a persoanelor sau în prelucrarea pe scară largă a datelor sensibile. Celelalte obligații din GDPR se aplică însă integral.

Administratorul blocului poate da datele locatarilor altor persoane?

Nu, în afara situațiilor prevăzute de lege, de exemplu la cererea unei instanțe sau a unei autorități cu temei legal. Administratorul lucrează cu datele în numele asociației, iar contractul cu el trebuie să conțină clauzele din art. 28 GDPR.

Un proprietar poate cere să vadă înregistrarea în care apare?

Da. Art. 15 GDPR îi dă dreptul de acces la datele proprii, inclusiv la imaginile în care apare. Asociația trebuie să răspundă în cel mult o lună și să acopere imaginile altor persoane din înregistrare.

Vorbiți direct cu consultantul, nu cu un call-center

Spuneți-ne ce fel de organizație sunteți și câți angajați aveți. În aceeași zi primiți un răspuns clar despre ce documente vă lipsesc și cât costă.

Sună: 0735 77 66 73 Cere o ofertă scrisă

Luni–Vineri, 10:00–18:00 · [email protected]

Ce obligații GDPR are o asociație de proprietari