Consultanță GDPR pentru instituții publice și firme

Ce este consultanța GDPR

Consultanța GDPR este asistența de specialitate pe care o primiți atunci când trebuie să luați o decizie care implică date personale și nu sunteți sigur ce cere legea. Cadrul de referință este Regulamentul (UE) 2016/679, cunoscut ca GDPR, completat în România de Legea 190/2018. Dacă doriți o introducere în regulament, ghidul ce este GDPR și cui se aplică explică noțiunile de bază.

Diferența față de un ghid general este că răspunsul pornește de la situația dumneavoastră: ce date aveți, de unde le colectați, cine le vede și cât timp le păstrați. Primiți o recomandare aplicabilă, nu o listă de principii.

Cine are nevoie de consultanță GDPR

Consultanța în protecția datelor este potrivită pentru:

• primării și instituții publice care au documentația de bază, dar întâlnesc situații noi: un program informatic nou, o solicitare de la altă instituție, publicarea unor documente pe site;
• firme și IMM-uri care lucrează cu date ale clienților, ale angajaților sau ale furnizorilor și vor să evite greșelile de formulare sau de contract. Situațiile tipice sunt descrise pe pagina GDPR pentru firme și IMM-uri;
• organizații cu DPO intern care vor o a doua opinie pe o speță dificilă;
• conducerea care trebuie să răspundă rapid la o plângere, o cerere sau o adresă primită de la ANSPDCP.

Ce întrebări rezolvăm frecvent

Majoritatea solicitărilor se încadrează în câteva teme recurente:

• Temeiul legal. Pe ce se bazează prelucrarea: obligație legală, contract, interes public, interes legitim sau consimțământ (art. 6 GDPR). Alegerea greșită a temeiului se propagă în toate documentele.
• Informarea persoanelor. Ce trebuie să conțină o notă de informare sau o secțiune dintr-un formular, conform art. 13 și 14 GDPR: cine prelucrează datele, în ce scop, cât timp le păstrează, ce drepturi are persoana.
• Contracte cu furnizorii. Firma de contabilitate, furnizorul de programe informatice sau firma de pază care are acces la date este persoană împuternicită și are nevoie de clauzele prevăzute la art. 28 GDPR.
• Cereri ale persoanelor vizate. Cum răspundeți unei cereri de acces, de ștergere sau de opoziție, ce puteți refuza și cum motivați refuzul.
• Camere video. Ce zone pot fi filmate, ce informare afișați, cât timp păstrați înregistrările și cine are acces. Subiectul este tratat în ghidul despre supravegherea video și GDPR.
• Principiile de bază. Minimizarea datelor, limitarea scopului și limitarea duratei de stocare (art. 5 GDPR) se aplică de fiecare dată când introduceți un formular sau o bază de date nouă.

Situații tipice în care se cere consultanță GDPR

Exemplele de mai jos sunt tipuri de întrebări pe care le primesc frecvent consultanții în protecția datelor, formulate generic:

• Publicarea documentelor pe site. O primărie trebuie să publice o hotărâre sau un proces-verbal care conține nume, adrese și coduri numerice personale. Obligația de transparență rămâne, dar datele care nu sunt necesare scopului publicării se anonimizează.
• Monitorizarea angajaților. O firmă vrea să instaleze GPS pe mașinile de serviciu sau camere în spațiile de lucru. Trebuie stabilite scopul, temeiul, informarea angajaților și durata de păstrare, iar uneori și o evaluare de impact.
• Cerere de acces la înregistrări video. O persoană cere imaginile în care apare. Răspunsul trebuie dat în termen, fără a expune alte persoane surprinse în aceleași imagini.
• Solicitări de la terți. Un avocat, o bancă sau altă instituție cere date despre un angajat sau un cetățean. Înainte de a le transmite, verificați temeiul legal al solicitării.
• Un program informatic nou. Furnizorul găzduiește datele pe propriile servere. Contractul trebuie să conțină clauzele de la art. 28, iar registrul prelucrărilor trebuie actualizat.

Consultanță punctuală sau abonament

Pentru o primărie sau o instituție publică, care este oricum obligată să desemneze un DPO, abonamentul de responsabil cu protecția datelor extern acoperă și consultanța curentă. Pentru o firmă care are o singură problemă de lămurit, consultanța punctuală este suficientă.

Cum lucrăm

1. Ne trimiteți întrebarea. Pe e-mail, telefonic sau prin formularul de contact, împreună cu documentele relevante: formularul, contractul, cererea primită.
2. Clarificăm contextul. Dacă lipsesc informații, vă punem întrebările necesare înainte să formulăm un răspuns.
3. Vă comunicăm estimarea. Pentru solicitări punctuale primiți prețul înainte să începem.
4. Analizăm și redactăm. Primiți un răspuns scris, cu temeiul legal indicat și, unde e cazul, cu textul propus pentru document.
5. Discutăm aplicarea. Dacă este nevoie, lămurim telefonic sau online cum puneți în practică recomandarea.

Ce primiți

• răspunsuri scrise, cu trimitere la articolele din GDPR sau din Legea 190/2018;
• texte gata de folosit: clauze, paragrafe pentru formulare, modele de răspuns;
• o recomandare clară despre ce aveți de făcut, nu doar o prezentare a variantelor;
• confidențialitate asupra informațiilor pe care ni le transmiteți.

De ce să lucrați cu KRASP DPO

KRASP DPO activează din aprilie 2018 și lucrează pentru primării, agenții județene și firme private. Fondatorul firmei are 23 de ani de experiență profesională, dintre care 14 ani în securitate înainte de 2018, și este certificat ca manager de securitate. Asta înseamnă că recomandările țin cont nu doar de text, ci și de felul în care datele sunt protejate efectiv: cine are acces la arhivă, cum se transmit documentele, ce se întâmplă cu un laptop pierdut.

Pentru clienții din județul Călărași și din județele Giurgiu, Ilfov, Ialomița, Brăila și Constanța putem organiza întâlniri la sediu; detalii pe pagina despre consultanța GDPR în Călărași. Pentru restul țării, consultanța se desfășoară online.

Cât costă consultanța GDPR

Consultanța punctuală se ofertează în funcție de complexitatea întrebării și de numărul de documente de analizat. Dacă aveți nevoie de sprijin constant, abonamentul DPO extern costă 1.500 lei pe trimestru pentru organizațiile sub 40 de angajați, preț final, fără TVA, deoarece firma nu este plătitoare de TVA. Vedeți toate variantele pe pagina de prețuri sau scrieți-ne direct prin pagina de contact.